Organização de encontros

A organização de um encontro requer cuidado na sua organização dado que abrange um conjunto diversificado de tarefas, desde o contacto com a empresa que disponibiliza as suas instalações para receber a comunidade G2PT, passando pela divulgação do evento, até ao acompanhamento necessário no dia do próprio encontro.

De modo a facilitar, segue a lista de tarefas necessárias executar quando se organiza um encontro.

• Planear as datas dos Encontros
• Contactar uma empresa/entidade
• Contactar oradoras
• Promover o evento
• Gerir as inscrições
• Registo/ acolhimento dos participantes no dia do evento
• Moderar o evento
• Cobertura fotográfica do evento
• Responsabilidades do parceiro

Planear as datas dos Encontros

• Começar por planear as datas em que se pretende realizar os encontros, tendo em consideração o seguinte:
  • a disponibilidade das embaixadoras em assegurar os eventos nesses dias;
  • feriados e pontes que podem prejudicar a adesão dos participantes (por exemplo, se for altura de férias ou fim de semana prolongado);
  • eventos importantes a decorrer no mesmo dia/hora nessa cidade.

Contactar uma empresa/entidade

• Escolher a empresa na qual se pretende organizar o evento, seja porque se conhece alguém que lá trabalha, ou porque a empresa é conhecida no meio e pode ser interessante para a comunidade visitar as suas instalações.
• Contactar a empresa através de alguém que faça parte da rede de contactos das embaixadoras ou dirigir um email para a equipa de Recursos Humanos ou Marketing da empresa (que são quem normalmente trata destes assuntos) – existe um template de email para apoiar neste primeiro contacto com a empresa.
  • Ao remeter o pedido para a empresa, convém sugerir uma data mas deixar a possibilidade de realizar numa outra data futura que seja favorável tanto para as Embaixadoras como para a empresa.
  • É também importante questionar a empresa sobre a capacidade do espaço em que o evento irá decorrer, de modo a saber quantas vagas podem ser abertas (deve ser deixada uma pequena margem para as desistências de última hora).

Contactar oradoras

• Num encontro com 2 oradoras, deverá ser dada a possibilidade da empresa patrocinadora selecionar uma oradora para abordar um tema tecnológico ou de desenvolvimento de carreira;
• Escolher as oradoras dando sempre prioridade a oradoras femininas (só em casos particulares devem ser contactados homens como oradores) para temas tecnológicos ou de desenvolvimento de carreira:
  • Pessoas da rede de contactos das Embaixadoras;
  • Participantes de encontros anteriores que tenham mostrado interesse em serem oradoras;
  • Participantes de encontros anteriores que pareçam ter algo interessante para partilhar com a comunidade;
  • Recorrer às Active Geeks que se inscreveram como oradoras através do site Geek Girls Portugal (listagem enviada regularmente para o email da cidade).
• Contactar e convidar as oradoras para o evento.
  • Caso a oradora não tenha disponibilidade para a data do evento, questioná-la se poderá colaborar em futuros encontros, tentando manter sempre uma base de dados ativa de oradoras a quem se pode recorrer para organizar os futuros encontros.
  • Caso a oradora aceite o convite, é necessário pedir a seguinte informação:
    • Nome, foto e linkedin da oradora
    • Título e breve descrição da apresentação.

Promover o evento

Após ter data, local e oradoras definidas, deve iniciar-se a promoção do evento. No dia-a-dia podes seguir as guidelines indicadas aqui e registar a execução das tarefas indicadas neste documento.

• Criação da imagem de capa do evento
  • Copiar o template 
  • No novo ficheiro, preencher a seguinte informação (ver):
    • ID do evento (a seguir ao #)
    • Cidade do evento
    • Oradoras: fotografia(s), nome(s) e título(s) da talk(s) – as fotografias devem ser pedidas à oradoras, mas por omissão utiliza-se as do Linkedin.
• Criar o evento no Eventbrite e abrir inscrições.
  • A descrição do evento deve ser feita na língua em que vai decorrer o evento. Caso pretendas organizar o evento em inglês, a descrição deve ser feita em inglês; caso seja em português, a descrição deverá ser em português.
  • O número de participantes deve ser definido para a lotação do espaço + 30% para considerar as desistências de última hora.
  • Colocar as situações particulares, nomeadamente, se o encontro tem almoço incluído, perceber se o participante fica ou não para almoço, de modo a não haver desperdícios.
• Divulgar primeiro internamente na comunidade:
  • Enviar um email para a mailing list do Google Groups (G2PT@googlegroups.com).
  • Partilhar no Slack nos canais General e da cidade.
• Partilhar nas redes sociais – adicionar texto do post neste documento para ser agendada a publicação.

Gerir as inscrições

Com as inscrições abertas e o evento divulgado, é necessário gerir as inscrições.

• Voltar a publicitar o evento nas redes sociais e com o apoio de parceiros, caso ainda haja vagas para o evento.
• Gerir a lista de espera caso esta exista, nomeadamente, enviando um email para os inscritos no sentido de perceber se querem manter a vaga ou se já não têm disponibilidade e podem ceder a vaga a outro participante
  • Posteriormente emitir os bilhetes para as pessoas em lista de espera, assim que houver nova vaga (na plataforma Eventbrite).
• No dia anterior (ou no dia acordado), informar a empresa do número de participantes inscritos e de quantos ficam para almoço (quando aplicável).

Registo/ acolhimento dos participantes no dia do evento

No dia anterior ao evento é necessário preparar o seguinte:

• Imprimir a lista dos participantes inscritos, extraída diretamente do Eventbrite (no momento do registo serve para anotar quem realmente foi ao evento).
• Fazer e imprimir autocolantes identificativos (ver possível template para impressão) para entregar a cada participante no momento do registo. Este ponto não é obrigatório pois implica custos, mas sendo possível fazer é excelente, pois a identificação dos participantes facilita o networking entre as pessoas.

No dia do evento é necessário assegurar o acolhimento dos participantes.

• A anotação das presenças dos participantes irá ajudar a gerir as inscrições dos próximos eventos, sendo que se fica com uma ideia de quantas pessoas se inscrevem e em média quantas faltam no dia, e também se consegue verificar aquelas inscrições de pessoas que depois recorrentemente faltam aos encontros, ocupando uma vaga que poderia ser para outra pessoa (por exemplo, alguém em lista de espera).
• Durante o check-in/acolhimento dos participantes pode ser distribuído merchandising da comunidade Geek Girls Portugal, caso exista.
  • Já houve casos em que se conseguiram patrocínios para crachás e sacos que depois foram distribuídos por algumas cidades.

Moderar o evento

Além do registo/acolhimento, cabe às embaixadoras receber as oradoras (garantindo que têm todas as condições para apresentar as talks) e moderar o evento.

• Iniciar o Encontro apresentando-se e agradecendo à empresa que está a receber o evento por toda a disponibilidade demonstrada e por apoiar o projeto da comunidade Geek Girls Portugal.
• Apresentar a comunidade G2PT, pois existem sempre pessoas novas ou que já não apareciam há bastante tempo. A apresentação encontra-se aqui (em PT e EN): https://drive.google.com/drive/u/0/folders/1YTmIYoqN6BcgCEFxuwiLGgazCVrNNQTu
• Antes de cada apresentação, apresentar a oradora que se segue e o tema que vai apresentar.
• No final da apresentação é importante gerir as perguntas que possam surgir do público ou então lançar uma questão de modo a motivar a discussão/debate (por vezes, os participantes precisam daquele “empurrãozinho” para começarem a participar).
• Após as apresentação das oradoras, passar a palavra a alguém da empresa/entidade para apresentarem a organização e fazerem depois a visita às instalações (quando a empresa o permite).
• Antes de encerrar o encontro e os participantes passarem para o networking, devem ser anunciados os próximos eventos (Encontros, Workshops..) caso já tenham datas definidas para as pessoas fazerem um “Save the date”.

Cobertura fotográfica do evento

• Durante o evento as Embaixadoras devem tirar fotos genéricas dos participantes (de preferência de costas e apenas para mostrar a adesão ao evento), das oradoras e genericamente do espaço depois fazerem um post pós-encontro nas redes sociais.
  • Importante: tagar a empresa/local onde está a ser realizado o evento ou um patrocinador, pois é uma forma de promover a entidade que está a apoiar na realização do Encontro (retribui-se o apoio através de publicidade).

Responsabilidades do parceiro

Como a comunidade G2PT não tem estatuto jurídico, nem NIF associado, todos os custos são suportados pelo parceiro (empresa/entidade), sendo que este ponto deve ficar esclarecido com o parceiro desde o início dos contactos.

O parceiro fica responsável pelo seguinte:

• Garantir o espaço.
• Garantir o almoço / coffee break (o aplicável).
• Garantir os meios audiovisuais necessários para a realização do evento.
• Apresentar a empresa.
• Realizar uma visita às suas instalações (quando possível).

Importante: estes pontos devem ficar bem esclarecidos e explícitos desde o início dos contactos com o parceiro.